HelloFresh

Etiske retningslinjer for handel

1. Innledning

HelloFresh forplikter seg til å sikre velferd og rettigheter for arbeidstakere som er involvert i leverandørkjeden for produktene som selges. HelloFresh har følgende tre fokusområder når det gjelder etisk handel: leverandører, HelloFreshs virksomhet og leverandører av tjenester (for eksempel byråer). Leverandører omfatter de som HelloFresh samarbeider med direkte og de som indirekte er i leverandørkjeden.

Retningslinjene definerer hvordan HelloFresh forventer at arbeidstakere blir behandlet med hensyn til menneskerettigheter som beskrevet i følgende internasjonale standarder International Bill of Human Rights og International Labour Organization's (ILO) Declaration on the Fundamental Principles and Rights at Work.

Retningslinjene definerer tydelig arbeidspraksis som HelloFresh anser som uakseptabel, både i selve selskapet og leverandørkjeder.

HelloFresh opprettholder 8 standarder for etisk handel som omfatter forbudt praksis og minimumsbestemmelser forarbeidsgivere

Forbudt praksis:

1. Tvangs- eller slavearbeid
2. Barnearbeid
3. Diskriminering
4. Trakassering, brutal eller umenneskelig behandling
5.Overdreven arbeidstid


Arbeidsgivere skal sørge for:

6. Respekt for arbeidstakerrettigheter
7. En trygg og hygienisk arbeidsplass
8. Lønn utbetalt til rett tid

2. Omfang

Denne policyen gjelder for alle HelloFreshs lokaliteter, forretningsvirksomhet, leverandører (direkte og indirekte), leverandører av tjenester og underleverandører. Alle HelloFresh, Chefs Plate, EveryPlate, Green Chef og egne merkevarer er omfattet. Alle arbeidstakere er omfattet, inkludert, men ikke begrenset til direkte ansatte, studenter, frivillige og fremmedarbeidere levert av byrå eller tredjepart. Der begrepet ‘leverandør’ brukes i kravene i retningslinjene omfatter dette også leverandører av tjenester.

Retningslinjene dekker:

A – Overholdelse av regelverk

B – Standarder for etisk handel
- Tvangs- eller slavearbeid er ikke till att
- Barnearbeid må ikke benyttes
- Diskriminering skal ikke tolereres
- Arbeidstakere skal ikke utsettes for trakassering, brutal eller umenneskelig behandling
- Ingen overdreven arbeidstid
- Arbeidstakerrettigheter
- Arbeidsplassen skal være trygg og hygienisk
- Lønn skal utbetales til rett tid

C –Tiltak ved brudd
- Kommunikasjon med leverandører og HelloFreshs forventninger til rapportering
- HelloFreshs besøk og tilsyn
- Handlingsplaner for korrigerende tiltak
- Avvikling av leverandør- eller arbeidstakerforhold

3. Krav

Alle parter som er omfattet må overholde disse retningslinjene for å være tilknyttet HelloFresh. Alle HelloFreshs direkte leverandører må lese og vedkjenne seg kravene. HelloFreshs direkte leverandører er pålagt å sørge for at indirekte HelloFresh-leverandører som brukes i deres leverandørkjeder også følger disse retningslinjene nøye.
Som en forutsetning må alle HelloFreshs ansatte følge HelloFreshs etiske retningslinjer som skisserer kjerneforventningene til alle arbeidstakere mens de er ansatt og representerer virksomheten.

A – Overholdelse av regelverk:
Alle relevante nasjonale, regionale og andre gjeldende forskrifter eller lovgivning må følges strengt. Leverandører må holde seg oppdatert på eventuelle endringer i gjeldende lovgivning eller forskrifter. HelloFresh kan når som helst be om bevis for at gjeldende lovgivning eller forskrift overholdes.

Etiske standarder for handel:
Standardene skissert nedenfor er minimumskravene for å sikre etisk handel og respekt for menneskerettighetene. Enhver overskridelse av minimumsstandarden er velkommen og oppmuntres av HelloFresh.

Tvangs- eller slavearbeid er ikke tillatt:
- Alle former for tvangs- eller slavearbeid, herunder ufrivillig fengselsarbeid, er forbudt. Moderne slaveri eller menneskehandel er ikke tillatt i leverandørkjeden. Arbeidsforhold skal inngås frivillig.
Enhver arbeidstaker har bevegelsesfrihet og kan når som helst straffefritt forlate arbeidet med eller uten grunn og forhåndsvarsel med mindre det foreligger en skriftlig arbeidsavtale som sier noe annet.
-Arbeidsgivere kan ikke på noe tidspunkt holde tilbake originale identitetsdokumenter.
- Dokumentene inkluderer, men er ikke begrenset til, pass, visum, identifikasjonskort, emigrasjonsdokumenter og statsborgerskapspapirer.
-Dokumentene skal bare oppbevares av arbeidsgiveren for å muliggjøre oppfyllelse av relevante rettslige forpliktelser, og kun med tillatelse fra arbeidstakeren.
- Dersom dokumentene holdes tilbake med tillatelse, skal dokumentene umiddelbart gjøres tilgjengelige på arbeidstakernes forespørsel. - All dokumentasjon skal umiddelbart returneres til arbeidstakeren når de relevante rettslige forpliktelsene er oppfylt.
- Ingen arbeidstaker skal betale for en jobb.
- Ingen arbeidstakere skal verbalt eller fysisk tvinges til å arbeide.

Barnearbeid skal ikke benyttes:
- Bruk av barnearbeid som definert i ILO-konvensjon nr. 138 er strengt forbudt.
- Unge arbeidstakere kan ikke ansettes for arbeid om natten eller i farlige omgivelser. Unge arbeidere er definert som under 18 år, men over minstealder for arbeidstakere som er beskrevet i ILO-konvensjon nr. 138. - Unge arbeidstakere har ikke lov til å arbeide under obligatorisk skolegang.

Diskriminering skal ikke tolereres:
HelloFreshs etiske retningslinjer forbyr klart alle former for diskriminering på arbeidsplassen. Alle parter som er omfattet av disse retningslinjene, skal forby diskriminering som beskrevet nedenfor:

- Søkere og arbeidstakere i følgende prosesser er omfattet: ansettelse, godtgjørelse, opplæring, forfremmelse, oppsigelse, pensjonering og/eller annen ansettelsespraksis.
- Alle beslutninger i ovennevnte prosesser skal tas på grunnlag av evnen til å utføre en jobb og ikke på grunnlag av: rase, nasjonal opprinnelse, farge, kaste, sosial opprinnelse eller stilling, kjønn, kjønnsuttrykk, seksuell legning, religion, alder, funksjonshemming, politisk mening, sivilstand eller andre egenskaper som er beskyttet av gjeldende lov.

Arbeidstakere skal ikke utsettes for trakassering, brutal eller umenneskelig behandling:
HelloFresh tolererer ikke trakassering på eller utenfor arbeidsplassen, dette er tydelig definert i HelloFreshs etiske retningslinjer. Trakassering omfatter mobbing, trusler, direkte fornærmelser, ondsinnet sladder og forulempelse. Bruk av eller trussel om fysisk, seksuell eller verbale overgrep er strengt forbudt. Alle parter som omfattes av disse retningslinjene, må også forby trakassering.

Ingen overdreven arbeistid:
- Antall arbeidstimer må være i samsvar med lokale og nasjonale lover.
- Ansatte må gis nødvendige hvilepauser som definert i lokale og nasjonale lover.

Arbeidstakers rettigheter:
- Arbeidere har rett til å slutte seg til en fagforening etter eget ønske.
- Arbeidstakere skal ikke diskrimineres for å bruke sin rett til å slutte seg til en fagforening etter eget ønske.

Arbeidsplassen skal være trygg og hygienisk:
- Arbeidstakere skal regelmessig gis opplæring i helse- og sikkerhet, som påkrevd i henhold til gjeldende lov.
- Arbeidsgivere gjøre egnede tiltak for å forhindre personskader og ulykker som oppstår på arbeidsplassen ved å identifisere og minimere årsaker til farer.
- En seniorleder skal utnevnes som ansvarlig for helse og sikkerhet.
- Det må være tilgang til grunnleggende fasiliteter for å ivareta arbeidstakernes helse og sikkerhet, som for eksempel sanitære toaletter og drikkevann. Tilgang til vann er en grunnleggende menneskerett som må respekteres.
- Eventuell innkvartering eller transport som tilbys av arbeidsgiveren må oppfylle lovens minstekrav til sikkerhet, hygiene og beboelighet.
- Dersom helse- og sikkerhetsrisikoen økes på grunn av uvanlige omstendigheter (f.eks. pandemier), må arbeidsgivere overholde påkrevde helsestandarder, anbefalinger og forskrifter for å sikre trygge arbeidsforhold for arbeidstakere.
- Nødutganger må til enhver tid holdes fri for blokkering av noe slag, unntatt når dette er midlertidig av sikkerhetsmessige årsaker.

Lønn skal utbetales til rett tid:
- Lønninger må minst oppfylle lovens minstekrav der arbeidet utføres.
- Arbeidstakeren skal ha en klar, skriftlig bekreftelse på sin lønn og lønnsfrekvens i den grad det kreves av gjeldende lov.
- Arbeidsgivere er ansvarlige for å betale arbeidstakere til rett tid og i sin helhet som kreves av gjeldende lov.
- Lønn må betales med lovlig betalingsmiddel eller et sammenlignbart omsettelig instrument direkte til arbeidstakeren.
- Fradrag i lønn skal ikke brukes som et disiplinærtiltak.
- Trekk i lønn skal ikke gjøres uten tydelig skriftlig tillatelse fra arbeidstakeren, bortsett fra under omstendigheter der gjeldende lov tillater fradrag uten forutgående samtykke.
- Arbeidsgivere må sørge for at alle arbeidstakere er autorisert i henhold til loven for arbeid i det aktuelle landet.

C –Tiltak ved brudd
Leverandørkommunikasjon og HelloFreshs forventninger til rapportering
HelloFresh må umiddelbart varsles av direkte leverandører om brudd eller mistanke om brudd på disse retningslinjene, enten i deres leverandørkjede eller i egen virksomhet. HelloFresh må også umiddelbart underrettes om påstander fra tredjeparter eller håndheving av tiltak som involverer praksis som gjør at leverandøren bryter med disse retningslinjene. Det finnes en intern rapporteringsprosess gjør det mulig for HelloFreshs ansatte å rapportere om bekymringer vedrørende brudd på disse retningslinjene.

HelloFreshs besøk og tilsyn
Med mindre annet er avtalt skriftlig, forbeholder HelloFresh seg retten til å gjennomføre uanmeldte besøk eller tilsyn hos direkte leverandører og fasiliteter der et merkenavn eid av HelloFresh brukes. Uanmeldte besøk eller tilsyn kan gjennomføres dersom det er grunn til å mistenke et alvorlig brudd på disse retningslinjene, og leverandøren er pålagt å gi full tilgang. Det forventes fullt samarbeid, som omfatter svar på rimelige forespørsler. HelloFresh kan også gjennomføre varslede besøk eller tilsyn for å verifisere at retningslinjene overholdes. Varslede besøk eller tilsyn vil bli gjennomført på en dato og et tidspunkt som er avtalt på forhånd, og kan omfatte alle parter som er omfattet av disse retningslinjene. HelloFreshs team for matsikkerhet og kvalitetssikring er ansvarlig for gjennomføring av tilsyn eller besøk. Alle tilsyn eller besøk kan omfatte alle områder hvor det er relevant å verifisere samsvar med HelloFreshs etiske handelsstandarder på tvers av produksjonsanlegg, gårder, innkvartering for ansatte, kontorer, distribusjonssentre og lagringssteder.
Uavhengige tredjepartsrevisjoner kan være påkrevd. Revisjonsomfanget må dekke standardene som beskrevet i retningslinjene. Leverandøren og HelloFresh må godta tredjeparts revisjonsstandard, omfang og valgt metode. Dersom HelloFresh finner at en tredjepartsrevisjon er nødvendig, kan leverandører bevise samsvar ved å gi HelloFresh tilgang til en eksisterende revisjonsrapport fra tredjepart. HelloFresh avgjør om revisjonen kan aksepteres basert på revisjonsstandarden som er brukt, omfang, metodikk, dato for revisjon og eventuelle identifiserte avvik. Leverandøren må fullføre korrigerende tiltak i henhold til avtalt tidsplan for alle avvik som er identifisert i både tredjepartsrevisjoner og de som er utført av HelloFresh.

Handlingsplaner for korrigerende tiltak
HelloFresh vil samarbeide med leverandører innenfor omfanget av retningslinjene for å bli enige om en handlingsplan for korrigerende tiltak der fullstendig samsvar med de etiske standardene for handel ikke er mulig å oppnå til å begynne med. Handlingsplaner for korrigerende tiltak må angi klare tidsrammer, ansvar og spesifikke tiltak for å oppnå samsvar. HelloFresh-leverandøren er fullt ut ansvarlig for å innfri den avtalte handlingsplanen for korrigerende tiltak innen angitt tidsramme. Unnlatelse av å avtale eller innfri en handlingsplan for korrigerende tiltak med en akseptabel standard vil føre til at ingen ytterligere virksomhet blir tildelt før HelloFresh er tilfreds med at det er full forpliktelse til prosessen med handlingsplan for korrigerende tiltak.

Avvikling av leverandør- eller arbeidstakerforhold
HelloFresh er forpliktet til å overholde oppsigelsespraksis, både fra et forretningskontrakts- og ansettelsesforholdsperspektiv. HelloFresh krever at alle leverandører overholder regelverket når det gjelder oppsigelser av ansatte. Enhver leverandør som mistenkes for eller blir funnet å bryte med retningslinjene, vil bli etterforsket av HelloFresh. Brudd på retningslinjene kan føre til heving av kontrakt dersom bruddet anses som alvorlig nok, alle andre mindre avvik følger prosess med handlingsplan for korrigerende tiltak.

4. Vedlegg

Referanser:

- HelloFreshs etiske retningslinjer
- United Nations International Bill of Human Rights
- International Labour Organization Declaration on the Fundamental Principles and Rights at Work

5. Godkjenning av retningslinjer

Team: Matsikkerhet og kvalitetssikring
Godkänd av: Adam Best
Position: Internasjonal direktør for matsikkerhet og kvalitetssikring
Datum: Nov 2020

Team: Internasjonal forsyning, produkt og bærekraft
Godkänd av: Tilman Eichstädt
Position: Seniordirektør for forsyning, produkt og bærekraft
Datum: Nov 2020

Team: Internasjonal produksjon
Godkänd av: Alexander Bayerlein
Position: Direktør for internasjonal produksjon
Datum: Nov 2020

Team: Investor Relations
Godkänd av: Jan Lukas Schunkert
Position: Leder for investor relations og økonomisjef
Datum: Nov 2020

Team: Juridisk
Godkänd av: Patrizio Caruso
Position: Markedsdirektør (juridisk)
Datum: Nov 2020

Team: Kommunikasjon
Godkänd av: Saskia Leisewitz
Position: Leder for kommunikasjon
Datum: Nov 2020

Team: HR
Godkänd av: Johannes WillBerg
Position: Direktør
Datum: Nov 2020

Team: Merkevare
Godkänd av: Katharina Buttenberg
Position: Seniordirektør global merkevare
Datum: Nov 2020

Team: Matsikkerhet og kvalitetssikring
Godkänd av: Neil Ylann
Position: Direktør for matsikkerhet og kvalitetssikring
Datum: Nov 2020

Team: Anskaffelse og bærekraft
Godkänd av: Ana Garcia
Position: Driftsdirektør
Datum: Nov 2020

Team: Juridisk
Godkänd av: Colin Bennett
Position: Rådgiver
Datum: Nov 2020

Team: HR
Godkänd av: Mark Eberly
Position: Direktør
Datum: Nov 2020